Der vil være opstillet affaldscontainere bag Lokomotivværkstedet til brug for opsamling af affald.

Herudover vil der blive opstillet affaldskurve på selve udstillingsarealet.

Affald skal sorteres i pap, glas, således at de forskellige affaldstyper holdes separat.

Der vil endvidere blive opstillet containere fra Dansk Retursystem til indsamling flasker. Indtægten fra emballage, der er indsamlet i disse containere tilfalder Danske Ølentusiaster.

Vi gør opmærksom på, at det påhviler den enkelte udstiller at overholde gældende lovgivning, samt have betalt lovpligtige skatter og afgifter i forbindelse med produktion og import af øl.

For hver polet, der afleveres til Danske Ølentusiaster, vil der ske en afregning til den pågældende udstiller.
Afregningspris pr. polet ex. moms = 8 kr.

Der føres regnskab over det modtagne antal poletter og det samlede beløb vil blive medtaget i slutafregningen.

Poletter for dagens omsætning, bedes indleveret i stand  D-15 Medlemsservice umiddelbart efter lukketid begge dage for at sikre, at der er poletter nok til hele Ølfestivalen. Poletterne vejes på en specialvægt, og man kvitterer for antallet af poletter, man har afleveret.

Som udstiller har du mulighed for at få adgang til Lokomotivværkstedet fra:

Torsdag den 15. maj 2025 kl. 14.00

Når du ankommer, kan du fra kl. 14.00 henvende dig på Festivalkontoret for at få anvist din standplads og få udleveret din startpakke (se dette punkt)

Aflevering af jeres varer (øl, stand-inventar etc.) til hallen kan ske fra torsdag den 15. maj (kl. 10.00 – 21.00)

Leveringsadressen til brug for fragtmænd og øvrige leverandører:

Lokomotivværkstedet

Otto Busses Vej 5A

Bygning OBV307

2450 København SV

HUSK at sætte navn og standnummer på de varer der leveres torsdag – lørdag

Vi har indgået en aftale med Rebel Food, som stiller med 5 foodtrucks både i hallen og i haven. Der kan man på lige fod med gæsterne gå ud og købe mad.

I lighed med tidligere år kan vi også tilbyde, at du som udstiller kan du bestille mad og spise den i vores Cantina sammen med de frivillige fra Danske Ølentusiaster. Maden er fra Kok med Kul på og spisebilletter kan bestilles via link fra ølfestival.dk/forudstillere Spisebilletterne bliver faktureret via slutafregningen.

Der er gratis kaffe, the og kildevand for udstillere og deres medarbejdere i Cantinaen i Ølfestivalens åbningstid. Ønsker I at hente kaffe eller the med til standen, skal I selv medbringe termokande.

I er også velkommen til at bruge Cantinaen til at slappe af og hvile ørerne.

Brand- og flugtveje må ikke spærres, og de er markeret med grønt på standplanen.

Nøddøre skal holdes fri og ryddelige på både indvendig og udvendig side. Der må ikke stilles f.eks. borde og stole foran nøddørene.

I tilfælde af brandalarm skal alle følge anvisningerne i vores brand- og evakueringsinstruks (udleveres ved ankomst).

Der må ikke anvendes nogen form for åben ild i Lokomotivværkstedet herunder levende lys.
På grund af regler fra brandmyndighederne er det desværre ikke tilladt at hænge bannere op i forbindelse med Ølfestival® 2025 i Lokomotivværkstedet. Af brandsikkerhedsmæssige årsager er det ikke tilladt at have bannere og roll-ups, som er højere end standene og max. 2,60 meter fra gulv.
Ligeledes må der ikke sættes telte eller pavilloner op.
Overholdes disse regler ikke, vil udstillerne blive bedt om at tage det ned igen.

Danske Ølentusiaster sørger som arrangør for at ophænge en række særligt godkendte bannere med informationer og vejledninger til ølfestivalens gæster.

Vi gør opmærksom på, at det påhviler den enkelte udstiller at være tilmeldt Dansk Retursystem, samt overholde gældende regler i denne forbindelse. Har man ikke nået at få bestilt pantmærker til enkelte øl, så sælger Danske Ølentusiaster særlige Ølfestivalpantmærker, som kun kan bruges på Ølfestivalen. Sælges fra Festivalkontoret fra torsdag den 15. maj 2025

Der vil i lighed med tidligere år være festivalarmbånd til både gæster,
frivillige fra Danske Ølentusiaster og udstillerne.

Gæsterne på Ølfestival® 2025 vil få udleveret et armbånd, der kun gælder til den session, som de har købt billet til.

De frivillige fra Danske Ølentusiaster vil bære et ensfarvet armbånd, der giver dem adgang til hele ølfestivalen inden for åbningstiderne. Festivalledelsen og andre udvalgte fra Danske Ølentusiaster vil bære et stribet armbånd, der giver adgang under hele festivalen – også før og efter de officielle åbningstider.

Som udstiller skal I også bære særlige udstillerarmbånd (stribede), og de sikrer jer fri adgang under hele festivalen (se mere under punktet Udstillerarmbånd).

Igen i år har vi online ølguide, hvor I som udstillere kan melde jeres øl/produkter ind. I kan selv skrive indhold, uploade billeder, fortælle om jer selv, bryggeriet/ butikken/firmaet, beskrive øllet, I har med, og evt. indsætte link til videoklip på youtube. Ligeledes vil der komme en mindre trykt ølfestivaloversigt. Det vil alt sammen blive markedsført via foreningens facebookside, ale.dk og ølfestival.dk.

Danske Ølentusiaster har etableret et festivalkontor på reposen til venstre for indgangen i hallen
Festivalkontoret har ansvaret for at hjælpe og svare på spørgsmål fra udstillerne, ligesom det er her, der sker udlevering af startpakken med diverse indhold. Se under Startpakke.

Fredag aften efter lukketid kl. 23.00- 01.00 er der mulighed for at blive i hallen og hygge sig med sine folk og de andre udstillerkolleger.
Man kan tilkøbe natmad hotdogs via madbestillingen og faktureres via slutafregningen.

Danske Ølentusiasters har ca.150 frivillige med på Ølfestival hvert år. Deres opgaver består blandt andet af at bemande indgangen og udgangen, garderoben, og Cantinaen, hvor der serveres kaffe, te, vand og øl og udleveres forudbestilt mad til udstillerne. Ligeledes er der et hold, som holder gulvet og haven rydelig, skifter vand i kildevandsautomater og fejer eventuelle glasskår op. Alle frivillige, som er på vagt er iført røde veste, så de er nemme at kende for både udstillere og publikum. Er man ikke på vagt og vil smage på øl, tages vesten af🙂
De gør alle et stort stykke arbejde og glæder sig til sørge for, at både udstillere og gæster får en rigtig god oplevelse på Ølfestivalen.

Der vil i åbningstiden være en bemandet garderobe for både publikum og udstillere. Prisen for anvendelsen af garderoben er 20 kr. pr. jakke eller taske.  Betalingskort modtages.

Der må anvendes palleløftere på gulvene i Lokomotivværkstedet, men vi anbefaler sækkevogne og fladvogne med gummihjul.

Danske Ølentusiaster stiller en række fladvogne og sækkevogne til rådighed for udstillerne.

Skal du som udstiller have opstillet genstande, der vejer mere end 500 kg SKAL dette godkendes af vores tekniske personale. Hvis opstillingen ikke er godkendt af vores tekniske personale, kan det medføre, at de opstillede genstande skal fjernes igen.

Som udstiller sætter man selv sin stand op. Diske, møbler, skilte, flag og lignende skal holdes inden for den enkelte udstillerplads, således at der er fri adgang til gangarealer og andre åbne arealer.
Som udstiller er man selv ansvarlig for at holde sin stand ren. Der er ikke inkluderet rengøring inde på standene.

Det er ikke tilladt at skade gulve, tagkonstruktion eller installationer med køretøjer, søm, skruer, bor, spildevand og lignende. For skader forårsaget af en eller flere årsager vil den pågældende udstiller blive holdt ansvarlig.

Til information kan det oplyses, at Danske Ølentusiaster vil underbygge eventuelle skadesgodtgørelser med relevant billeddokumentation.

Al medbragt el-udstyr skal være forskriftsmæssigt jordforbundet efter Dansk Standard.

Der vil blive opstilles en række kildevandsautomater i udstillingsområdet, således at gæsterne (og udstillerne) har adgang til frisk drikkevand.

Der er etableret lagerfaciliteter i Lokomotivværkstedet, og de er placeret i den modsatte ende af den officielle indgang.

Der er adgang til disse faciliteter direkte fra hallen og fra parkeringspladsen. Det er muligt at få opbevaret de varer, der ikke umiddelbart skal anvendes på standen. Lageret vil være bemandet af frivillige fra Danske Ølentusiaster i åbningstiden.

Leveringsadressen til brug for fragtmænd og øvrige leverandører:

Lokomotivværkstedet
Otto Busses Vej 5A
Bygning OBV307
2450 København SV
HUSK at sætte navn og standnummer på de varer der leveres torsdag – lørdag

Både før og under Ølfestivalen har udstillerne mulighed for at markedsføre sig.
Ved indtastning af øl og beskrivelser i den online ølguide, vil man allerede fra 1. januar 2025 eller tidligere kunne markedsføre sig selv og deltagelse på de sociale medier. Under Ølfestivalen er man velkommen til at markedsføre sig selv både inden og uden for sin stand. Det må dog ikke være til gene gæsterne og de andre udstillere. Det er ikke tilladt at udskænke smagsprøver uden for sin egen stand.

Husk når I skriver på sociale medier at tagge os. Ved at tagge os på Facebook kommer jeres opslag også til at ligge på Danske Ølentusiasters side under Omtale.

Det er ikke tilladt at spille live-musik eller anden form for musik på standene. Forbuddet mod at spille musik gælder i hele åbningstiden, og indtil den sidste gæst har forladt hallen. Overtrædelse af dette forbud vil medføre at standen vil blive lukket.

Nedtagning af standene må først påbegyndes efter den officielle afslutning af Ølfestival® 2025, som er lørdag den 17. maj 2025 kl. 23.00. Overholdes dette ikke, sendes en ekstraregning til udstilleren efterfølgende.

Alle udstillere skal have forladt Lokomotivværkstedet natten til søndag kl. 01.00

Vi åbner igen søndag morgen den 18. maj 2025 kl. 08.00 for resterende nedtagning og oprydning. Alle skal være ude af hallerne i Lokomotivværkstedet senest søndag den 18. maj 2025 kl. 15.00

Efterfølgende oprydning vil ske for udstillerens egen regning. Husk at markere adresse og firma tydeligt på dine paller/ting, hvis du har bestilt fragtmand til afhentning og du ikke selv er tilstede om søndagen.

Materialer, øl, fadølsanlæg, inventar og lignende tilhørende udstillerne skal være fjernet fra Lokomotivværkstedet senest:

Søndag den 18. maj 2025 kl. 15.00.

Eventuelt ikke afhentede materialer vil blive anbragt uden for Lokomotivværkstedet for udstillerens egne regning og risiko.

Der er ikke mulighed for at få indendørs opbevaring natten til mandag den 19. maj 2025.

Udstillere har adgang til Lokomotivværkstedet for opsætning og indretning af standene i følgende tidsrum:

Torsdag den 15. maj 2025 kl. 14.00 – 21.00

Der er med andre ord ikke adgang for udstillere før ovennævnte tidspunkter.

Anvender du som udstiller, et eksternt firma til opsætning af din stand, skal dette aftales på forhånd med vores sekretariat via e-mail .

Gæsternes betalingsmiddel for smagsprøver er de officielle røde poletter. Gæsterne har købt billet inklusiv 10 poletter. Flere poletter kan købes på selve ølfestivalen på stand D-15 eller i Garderoben eller på Ølinfostanden.

En polet repræsenterer én smagsprøve (se afsnittet Smagsprøver).

Priserne for poletter er kr. 10,00 (inklusiv moms) pr. polet. For indlevering af poletter, se punkt ”Afregning af poletter”.

Det er udstillerens eget ansvar at sørge for rengøring inde på standen.

Lokomotivværkstedet sørger for en generel rengøring af udstillingsarealet mellem åbningsdagene, ligesom der foretages en slutrengøring. Denne rengøring er inkluderet i standlejen.

Frivillige fra Danske Ølentusiaster står for den løbende rengøring af udstillingsarealet uden for standene i løbet af åbningstiden, dog ikke på toiletterne og toiletvognen, da denne rengøring varetages af Lokomotivværkstedet.

Ølfestival® 2025 er røgfri, hvilket også gælder E-cigaretter.

Det er tilladt at ryge på de udendørs arealer, dog kun der hvor der er opsat askekummer.

Ønsker du at kunne sælge dine varer til gæsterne på ølfestivalen?

For 600,00 kr. ex. moms pr. udstiller kan du sælge dine varer fra din stand.

Vi sørger for udleveringsmærker. Gæsterne køber hos dig, du giver dem et garderobemærke, og du afleverer posen i garderoben. Gæsterne henter selv deres poser i garderoben, når de går hjem fra Ølfestivalen.

Du er velkommen til selv at medbringe emballage eller forudbestille festivalposer hos os til 3,00 ex. moms. pr. stk.

Det er som på tidligere ølfestivaler, ikke tilladt at gå rundt med købte drikkevarer i emballage i festivalens åbningstid.

Vi afregner salgsgebyret og evt. forudbestilte festivalposer efter Ølfestivalen. Det er IKKE tilladt for gæsterne at gå rundt med købte varer i festivalens åbningstid.

Der vil være uddannede samaritter til stede i hele festivalens åbningstid.

Når vi lukker for session 1 henholdsvis fredag og lørdag bedes alle udstillere lukke deres stand ned, lægge de udleverede hvide lagner over deres diske. Det er vigtigt, at vi signalerer, at nu er der lukket. Udstillerne har nu mulighed for at trække ud i Cantinaen eller i haven, få lidt at spise og drikke og slappe af, inden vi åbner for session 2.

Man kan købe billetter online helt til frem åbningstidspunktet og i døren.

Der vil blive opstilles en række skylleautomater i udstillingsområdet således, at gæsterne har adgang til at skylle deres smageglas mellem de forskellige smagsprøver.

Efter festivalen – og senest inden udgangen af juni måned 2025 – fremsender Danske Ølentusiaster en slutafregning til jer vedrørende Ølfestival® 2025.

Slutafregningen indeholder en samlet opgørelse over udstillernes økonomiske mellemværende med Danske Ølentusiaster i forbindelse med Ølfestival® 2025.

Det drejer sig blandt andet om:

• Ekstra købte udstillerarmbånd
• Poletafregning
• Forudbestilte entrébilletter
• Forudbestilte spisebilletter
• Forudbestilt natmad
• Betaling af ekstra smageglas
• Betaling af købte forbrugsvarer
• Betaling for eventuelle skader på standmateriel
• Ekstra standleje

Alle gæster får udleveret det officielle festivalglas i indgangen.

Som udstiller modtager du et smageglas pr. kvm standplads bestilt. Der kan købes ekstra smageglas til en pris på kr. 20 kr. eksklusiv moms. Betaling af ekstra smageglas sker via slutafregningen .

Det vil være muligt på Ølfestival® 2025 at servere smagsprøver på mad på standene.

Prisen for en smagsprøve på mad må maksimalt være 2 poletter. Der må ikke foregå kontant salg af mad.

ALLE smagsprøver skal serveres fra standen, og der må ikke ske servering rundt i hallen.

Vi gør opmærksom på, at det alene er den enkelte udstiller, der har ansvaret for at overholde gældende lovgivning om håndtering og servering af fødevarer.

Når gæsterne afleverer én polet, kan der udleveres én smagsprøve på 10 cl af den ønskede øl.

Det vil dog være muligt at få godkendt, at enkelte specialøl kan udskænkes som en 5 cl. smagsprøve. Kontakt . Hvis man kun skænker 5 cl. af en smagsprøve skal det fremgå tydeligt skiltet på standen og ligeledes ud for øllen i onlineguiden.

ALLE smagsprøver skal serveres fra standen, og der må ikke ske servering rundt i hallen.

Udskænkningen skal stoppe ved festivalens officielle lukketid (se punktet Åbningstider). Overværer festivalledelsen, at udskænkning fortsættes efter lukketid, vil det blive påtalt.

Se kortet her

Startpakken udleveres fra Danske Ølentusiasters Festivalkontor og indeholder følgende:

Hver standplads udstyres 1 stk. tri-stikdåse 230 Volt 10 Amp for max 2300 Watt belastning. Er der behov for yderligere el-forsyning SKAL det anføres ved tilmeldingen. Vi forventer, at I selv medbringer forlængerledninger.
Overstiger belastningen 2300 Watt ud fra det bestilte, tages det med i slutafregningen

Det skal indskærpes, at for at vi kan yde jer den bedste service, skal I som udstillere overholde de anførte tidsfrister.

I er velkomne til at bruge publikumstoiletterne. Vi har opstillet en toiletvogn forbeholdt udstillere og frivillige uden for hallen, bag vores Gulv og Teknikhold, modsat Udstillerlageret.

Alle medarbejdere på en stand skal bære det officielle udstillerarmbånd. Mangel kan medføre bortvisning af Ølfestivalen

Der er inkluderet 1 udstillerarmbånd pr. m2 standplads, dog maksimalt 25 udstillerarmbånd pr. stand.

De inkluderede udstillerarmbånd udleveres samme med startpakken (se dette punkt)

Der kan købes ekstra udstillerarmbånd til følgende priser:

De ekstra udstillerarmbånd kan bestilles før festivalen og dermed indgå i din startpakke, men det vil også være muligt at købe dem løbende under festivalen på vores Festivalkontor.

Vi sender 2-3 nyhedsbreve til udstillere inden Ølfestivalen, som omhandler diverse emner, fx bestilling af diverse ydelser: forplejning, entrébilletter til udstillerers gæster etc.

Til Ølfestivalen 2024, kan du som udstiller bestille entrébilletter på forhånd.

De koster 40 kr. i depositum ex. moms. Kontakt og få udleveret linket til bestilling. Billetten inkluderer entréen, smageglas og program.

Vi afregner de scannede billetter med jer efter Ølfestivalen – de modregnes jeres poletomsætning og beløbet er 160 kr. ex. moms pr. scannede billet

Grunden, til at vi gør det således er, at vi derved får et fuldt overblik over, hvor mange billetter der er solgt på forhånd, så vi kan sikre os, at alle kan komme ind på Ølfestivalen.