For udstillere

Her finder du alt fra praktiske oplysninger til how-to videoer og de seneste infomails. Har du spørgsmål, kan du altid kontakte os på mail eller telefon.

Login for at se datoer og links til bestillinger

Det er kun udstillere, der kan se datoer og links til bestillinger. Har du ikke en bruger som udstiller, så kontakt os venligst.

Opret din bruger

Angiv venligst den oplyste kode for at oprette din bruger som udstiller


Koden er ikke korrekt. Prøv venligst igen

Howto-videoer

1

Opret din bruger

For at du kan logge ind, skal du oprette en bruger. Tryk på knappen for at komme i gang. Og vi arbejder på en ny video, der viser, hvordan!

 

2

Glemt dit password?

Se her, hvordan du nemt sætter et nyt.

3

Din UdstillerSide

Opret eller rediger din UdstillerSide. Du kan rette den til lige så ofte du vil.

4

Opret dine øl

Opret nye øl til dette års festival eller angiv på eksisterende øl, at de er med på dette års festival.

5

Opret dine aktiviteter

Fortæl de besøgende, hvad der sker på din stand af spændende aktiviteter

6

Angiv information om din stand

Udstillerinfo og bestillinger til Ølfestival 2024

7

Bestil forplejning  til din stand

Her kan du bestille mad til både fredag og lørdag

8

Bestil gæstebilletter

Her kan du bestille entrébilletter til jeres gæster. Før bestilling af billeter, skal du kontakte for at få en personlig kode til gæstebilletter.

 

Ølfestival 2024: Udstillernyt 9

Ølfestival 2024: Udstillernyt 9

ABC og fakta

Affald

Der vil være opstillet affaldscontainere bag Lokomotivværkstedet til brug for opsamling af affald.

Herudover vil der blive opstillet affaldskurve på selve udstillingsarealet.

Affald skal sorteres i pap, glas, således at de forskellige affaldstyper holdes separat.

Der vil endvidere blive opstillet containere fra Dansk Retursystem til indsamling flasker. Indtægten fra emballage, der er indsamlet i disse containere tilfalder Danske Ølentusiater.

Afgifter og skatter

Vi gør opmærksom på, at det påhviler den enkelte udstiller at overholde gældende lovgivning, samt have betalt lovpligtige skatter og afgifter i forbindelse med produktion og import af øl.

Afregning af poletter

For hver polet, der afleveres til Danske Ølentusiaster, vil der ske en afregning til den pågældende udstiller.

Afregningspris pr. polet eksklusiv moms: Kr. 8,00

Der føres regnskab over det modtagne antal poletter og det samlede beløb vil blive medtaget i slutafregningen.

Poletter for dagens omsætning, bedes indleveret i stand A10 Medlemsservice umiddelbart efter lukketid begge dage for at sikre, at der er poletter nok til hele Ølfestivalen. Poletterne vejes på en specialvægt, og man kvitterer for antallet af poletter, man har afleveret.

Ankomst

Som udstiller har du mulighed for at få adgang til Lokomotivværkstedet fra:
Torsdag den 23. maj 2024 kl. 14.00

Når du ankommer, kan du fra kl. 14.00 henvende dig på Festivalkontoret for at få anvist din standplads og få udleveret din startpakke (se dette punkt)

Aflevering af jeres varer (øl, stand-inventar etc.) til hallen kan ske fra torsdag den 23. maj kl. 10.00 – 20.00)

Leveringsadressen til brug for fragtmænd og øvrige leverandører:
Lokomotivværkstedet
Otto Busses Vej 5A
Bygning OBV307
2450 København SV

HUSK at sætte navn og standnummer på de varer der leveres torsdag – lørdag

Bespisning

Vi har indgået et samarbejde med cateringfirmaet Mad Med Omtanke, som står for alt salg af mad og drikke til publikum.

Vi har indgået en aftale med Rebel Food, som stiller med tre foodtrucks i haven. Der kan man på lige fod med gæsterne gå ud og købe mad.

I lighed med tidligere år kan vi også tilbyde, at du som udstiller kan du bestille mad og spise den i vores Cantina sammen med de frivillige fra Danske Ølentusiaster. Spisebilletter kan bestilles via link fra ølfestival.dk/forudstillere. Spisebilletterne bliver faktureret via slutafregningen.

Der er gratis kaffe, the og kildevand for udstillere og deres medarbejdere i Cantinaen i Ølfestivalens åbningstid. Ønsker I at hente kaffe eller the med til standen, skal I selv medbringe termokande.

I er også velkommen til at bruge Cantinaen til at slappe af og hvile ørerne i.

Brand- og flugtveje

Brand- og flugtveje må ikke spærres, og de er markeret med grønt på standplanen.

Nøddøre skal holdes fri og ryddelige på både indvendig og udvendig side. Der må ikke stilles f.eks. borde og stole foran nøddørene.

I tilfælde af brandalarm skal alle følge anvisningerne i vores brand- og evakueringsinstruks (udleveres ved ankomst).

Brandfarligt udstyr og regler

Der må ikke anvendes nogen form for åben ild i Lokomotivværkstedet herunder levende lys.
På grund af regler fra brandmyndighederne er det desværre ikke tilladt at hænge bannere op i forbindelse med Ølfestival® 2024 i Lokomotivværkstedet. Af brandsikkerhedsmæssige årsager er det ikke tilladt at have bannere og roll-ups, som er højere end standene og max. 2,60 meter fra gulv.

Ligeledes må der ikke sættes telte eller pavilloner op.

Overholdes disse regler ikke, vil udstillerne blive bedt om at tage det ned igen.

Danske Ølentusiaster sørger som arrangør for at ophænge en række særligt godkendte bannere med informationer og vejledninger til ølfestivalens gæster.

Dansk Retursystem

Vi gør opmærksom på, at det påhviler den enkelte udstiller at være tilmeldt Dansk Retursystem, samt overholde gældende regler i denne forbindelse. Har man ikke nået at få bestilt pantmærker til enkelte øl, så sælger Danske Ølentusiaster særlige Ølfestivalpantmærker, som kun kan bruges på Ølfestivalen. Sælges fra Festivalkontoret fra torsdag den 23. maj 2024

Festivalarmbånd

Der vil i lighed med tidligere år være festivalarmbånd til både gæster, frivillige fra Danske Ølentusiaster og udstillerne.

Gæsterne på Ølfestival® 2024 vil få udleveret et armbånd, der kun gælder til den session, som de har købt billet til.

De frivillige fra Danske Ølentusiaster vil bære et ensfarvet armbånd, der giver dem adgang til hele ølfestivalen inden for åbningstiderne. Festivalledelsen og andre udvalgte fra Danske Ølentusiaster vil bære et stribet armbånd, der giver adgang under hele festivalen – også før og efter de officielle åbningstider.

Som udstiller skal I også bære særlige udstillerarmbånd (stribede), og de sikrer jer fri adgang under hele festivalen (se mere under punktet Udstillerarmbånd).

Festivalguide (øl på festivalen)

Igen i år har vi online ølguide, hvor I som udstillere kan melde jeres øl/produkter ind. I kan selv skrive indhold, uploade billeder, fortælle om jer selv, bryggeriet/ butikken/firmaet, beskrive øllet, I har med, og evt. indsætte link til videoklip på youtube. Ligeledes vil der komme en mindre trykt ølfestivaloversigt. Det vil alt sammen blive markedsført via foreningens facebookside, ale.dk og ølfestival.dk.

Festivalkontor - Udstillersekretariat

Danske Ølentusiaster har etableret et festivalkontor.

Festivalkontoret har ansvaret for at hjælpe og svare på spørgsmål fra udstillerne, ligesom det er her, der sker udlevering af startpakken med diverse indhold. Se under Startpakke.

Frivillige

Danske Ølentusiasters har ca. 200 frivillige med på Ølfestival hvert år. Deres opgaver består blandt andet af at bemande indgangen og udgangen, garderoben, og Cantinaen, hvor der serveres kaffe, te, vand og øl og udleveres forudbestilt mad til udstillerne. Ligeledes er der et hold, som holder gulvet og haven rydelig, skifter vand i kildevandsautomater og fejer eventuelle glasskår op. Alle frivillige, som er på vagt er iført røde veste, så de er nemme at kende for både udstillere og publikum. Er man ikke på vagt og vil smage på øl, tages vesten af.

De gør alle et stort stykke arbejde og glæder sig til sørge for, at både udstillere og gæster får en rigtig god oplevelse på Ølfestivalen.

Garderobe

Der vil i åbningstiden være en bemandet garderobe for både publikum og udstillere. Prisen for anvendelsen af garderoben er enten 2 poletter eller 20 kr. pr. jakke eller taske. Betalingskort modtages.

Gulvet

Der må anvendes palleløftere på gulvene i Lokomotivværkstedet, men vi anbefaler sækkevogne og fladvogne med gummihjul.

Danske Ølentusiaster stiller en række fladvogne og sækkevogne til rådighed for udstillerne.

Skal du som udstiller have opstillet genstande, der vejer mere end 500 kg SKAL dette godkendes af vores tekniske personale. Hvis opstillingen ikke er godkendt af vores tekniske personale, kan det medføre, at de opstillede genstande skal fjernes igen.

Indretning og opsætning af stande

Som udstiller sætter man selv sin stand op. Diske, møbler, skilte, flag og lignende skal holdes inden for den enkelte udstillerplads, således at der er fri adgang til gangarealer og andre åbne arealer.

Som udstiller er man selv ansvarlig for at holde sin stand ren. Der er ikke inkluderet rengøring inde på standene.

Det er ikke tilladt at skade gulve, vægge, tagkonstruktion og installationer med køretøjer, søm, skruer, bor, spildevand og lignende. For skader forårsaget af en eller flere årsager vil den pågældende udstiller blive holdt ansvarlig.

Til information kan det oplyses, at Danske Ølentusiaster vil underbygge eventuelle skadesgodtgørelser med relevant billeddokumentation.

Al medbragt el-udstyr skal være forskriftsmæssigt jordforbundet efter Dansk Standard.

Kildevandsautomater

Der vil blive opstilles en række kildevandsautomater i udstillingsområdet, således at gæsterne (og udstillerne) har adgang til frisk drikkevand.

Lager

Der er etableret lagerfaciliteter i Lokomotivværkstedet, og de er placeret i den modsatte ende af den officielle indgang.

Der er adgang til disse faciliteter direkte fra hallen og fra parkeringspladsen. Det er muligt at få opbevaret de varer, der ikke umiddelbart skal anvendes på standen. Lageret vil være bemandet af frivillige fra Danske Ølentusiaster i åbningstiden.

Leveringsadressen til brug for fragtmænd og øvrige leverandører:
Lokomotivværkstedet
Otto Busses Vej 5A
Bygning OBV307
2450 København SV

HUSK at sætte navn og standnummer på de varer der leveres torsdag – lørdag

Markedsføring af udstillerne deltagelse på Ølfestivalen

Både før og under Ølfestivalen har udstillerne mulighed for at markedsføre sig.

Ved indtastning af øl og beskrivelser i den online ølguide, vil man allerede fra 1. januar 2024 eller tidligere kunne markedsføre sig selv og deltagelse på de sociale medier. Under Ølfestivalen er man velkommen til at markedsføre sig selv både inden og uden for sin stand. Det må dog ikke være til gene gæsterne og de andre udstillere. Det er ikke tilladt at udskænke smagsprøver uden for sin egen stand.

Husk når I skriver på sociale medier at tagge os. Ved at tagge os på Facebook kommer jeres opslag også til at ligge på Danske Ølentusiasters side under Omtale.

Musik på standene

Det er ikke tilladt at spille live-musik eller anden form for musik på standene. Forbuddet mod at spille musik gælder i hele åbningstiden, og indtil den sidste gæst har forladt hallen. Overtrædelse af dette forbud vil medføre at standen vil blive lukket.

Nedtagning af stande

Nedtagning af standene må først påbegyndes efter den officielle afslutning af Ølfestival® 2024, som er lørdag den 25. maj 2024 kl. 23.00. Overholdes dette ikke, sendes en ekstraregning til udstilleren efterfølgende.

Alle udstillere skal have forladt Lokomotivværkstedet natten til søndag kl. 01.00
Vi åbner igen søndag morgen den 26. maj 2024 kl. 08.00 for resterende nedtagning og oprydning. Alle skal være ude af hallerne i Lokomotivværkstedet senest søndag den 26. maj 2024 kl. 16.00

Efterfølgende oprydning vil ske for udstillerens egen regning. Husk at markere adresse og firma tydeligt på dine paller/ting, hvis du har bestilt fragtmand til afhentning og du ikke selv er tilstede.

Oprydning

Materialer, øl, fadølsanlæg, inventar og lignende tilhørende udstillerne skal være fjernet fra Lokomotivværkstedet senest:
Søndag den 26. maj 2024 kl. 16.00.

Eventuelt ikke afhentede materialer vil blive anbragt uden for Lokomotivværkstedet for udstillerens egne regning og risiko.

Der er ikke mulighed for at få indendørs opbevaring natten til mandag den 27. maj 2024.

Opsætning af stande

Udstillere har adgang til Lokomotivværkstedet for opsætning og indretning af standene i følgende tidsrum:
Torsdag den 23. maj 2024 kl. 14.00 – 22.00.

Der er med andre ord ikke adgang for udstillere før ovennævnte tidspunkter.

Anvender du som udstiller, et eksternt firma til opsætning af din stand, skal dette aftales på forhånd med vores sekretariat via e-mail 
.

Parkering

Der vil være muligt at parkere ved Lokomotivværkstedet, men vi gør opmærksom på, at alle p-pladser er betalingspladser.

Der er ingen mulighed for gratis parkering på pladsen. Derfor skal man som udstiller benytte sig af parkeringsautomaterne på pladsen eller diverse gængse parkeringsapps.

Poletter

Gæsternes betalingsmiddel for smagsprøver er de officielle røde poletter.

Gæsterne har købt billet inklusiv 10 poletter. Flere poletter kan købes på selve ølfestivalen på stand A10.

En polet repræsenterer én smagsprøve (se afsnittet Smagsprøver).

Priserne for poletter er kr. 10,00 (inklusiv moms) pr. polet. For indlevering af poletter, se punkt ”Afregning af poletter”.

Rengøring

Det er udstillerens eget ansvar at sørge for rengøring inde på standen.

Lokomotivværkstedet sørger for en generel rengøring af udstillingsarealet mellem åbningsdagene, ligesom der foretages en slutrengøring. Denne rengøring er inkluderet i standlejen.

Frivillige fra Danske Ølentusiaster står for den løbende rengøring af udstillingsarealet uden for standene i løbet af åbningstiden, dog ikke på toiletterne og toiletvognen, da denne rengøring varetages af Lokomotivværkstedet.

Røgfri festival

Ølfestival® 2024 er røgfri, hvilket også gælder E-cigaretter.

Det er tilladt at ryge på de udendørs arealer, dog kun der hvor der er opsat askekummer.

Salg af udstillervarer

Ønsker du at kunne sælge dine varer til gæsterne på ølfestivalen?

For 600,00 kr. ex. moms pr. udstiller kan du sælge dine varer fra din stand.

Vi sørger for udleveringsmærker. Gæsterne køber hos dig, du giver dem et garderobemærke, og du afleverer posen i garderoben. Gæsterne henter selv deres poser i garderoben, når de går hjem fra Ølfestivalen.

Du er velkommen til selv at medbringe emballage eller forudbestille festivalposer hos os til 3,00 ex. moms. pr. stk.

Det er som på tidligere ølfestivaler, ikke tilladt at gå rundt med købte drikkevarer i emballage i festivalens åbningstid.

Vi afregner salgsgebyret og evt. forudbestilte festivalposer efter Ølfestivalen. Det er IKKE tilladt for gæsterne at gå rundt med købte varer i festivalens åbningstid.

Samaritter/vagter

Der vil være uddannede samaritter til stede i hele festivalens åbningstid.

Sessions i 2023 + heldagsbilletter

Når vi lukker for session 1 henholdsvis fredag og lørdag bedes alle udstillere lukke deres stand ned, lægge de udleverede hvide lagner over deres diske. Det er vigtigt, at vi signalerer, at nu er der lukket. Udstillerne har nu mulighed for at trække ud i Cantinaen eller i haven, få lidt at spise og drikke og slappe af, inden vi åbner for session 2.

Billetter købt i forsalg
Fredag den 24. maj 2024 – Session 1 BLÅ 11.00 – 16.30
Fredag den 24. maj 2024 – Session 2 RØD 17.30 – 23.00
Fredag den 24. maj 2024 – Heldagsbilletter GUL 11-23, men ude af hallen mellem 16.30 og 17.30

Lørdag den 25. maj 2024 – Session 1 GRØN 11.00 – 16.30
Lørdag den 25. maj 2024 – Session 2 PINK 17.30 – 22.30
Lørdag den 25. maj 2024 – Heldagsbilletter ORANGE 11-23, men ude af hallen mellem 16.30 og 17.30

Man kan købe billetter online helt til frem åbningstidspunktet og i døren.

Skylleautomater

Der vil blive opstilles en række skylleautomater i udstillingsområdet således, at gæsterne har adgang til at skylle deres smageglas mellem de forskellige smagsprøver.

Slutafregning

Efter festivalen – og senest inden udgangen af juni måned 2024 – fremsender Danske Ølentusiaster en slutafregning til jer vedrørende Ølfestival® 2024.

Slutafregningen indeholder en samlet opgørelse over udstillernes økonomiske mellemværende med Danske Ølentusiaster i forbindelse med Ølfestival® 2024.

Det drejer sig blandt andet om:

  • Ekstra købte udstillerarmbånd
  • Poletafregning
  • Forudbestilte entrébilletter
  • Forudbestilte spisebilletter
  • Forudbestilt natmad
  • Betaling af ekstra smageglas
  • Betaling af købte forbrugsvarer
  • Betaling for eventuelle skader på standmateriel
  • Ekstra standleje

Smageglas

Alle gæster får udleveret det officielle festivalglas i indgangen.

Som udstiller modtager du et smageglas pr. kvm standplads bestilt. Der kan købes ekstra smageglas til en pris på kr. 8,00 eksklusiv moms. Betaling af ekstra smageglas sker via slutafregningen .

Smagsprøver - øl

Når gæsterne afleverer én polet, kan der udleveres én smagsprøve på 10 cl af den ønskede øl.

Det vil dog være muligt at få godkendt, at enkelte specialøl kan udskænkes som en 5 cl. smagsprøve. Kontakt . Hvis man kun skænker 5 cl. af en smagsprøve skal det fremgå tydeligt skiltet på standen og ligeledes ud for øllen i onlineguiden.

ALLE smagsprøver skal serveres fra standen, og der må ikke ske servering rundt i hallen.

Smagsprøver - mad

Det vil være muligt på Ølfestival® 2024 at servere smagsprøver på mad på standene.

Prisen for en smagsprøve på mad må maksimalt være 2 poletter. Der må ikke foregå kontant salg af mad.

ALLE smagsprøver skal serveres fra standen, og der må ikke ske servering rundt i hallen.

Vi gør opmærksom på, at det alene er den enkelte udstiller, der har ansvaret for at overholde gældende lovgivning om håndtering og servering af fødevarer.

Standoversigt

Se sidst i Udstillerinfo

Startpakke

Startpakken udleveres fra Danske Ølentusiasters Festivalkontor og indeholder følgende:

Udstillerinfo: 1 nyhedsbrev
Smageglas: 1 smageglas pr. kvm. standplads
Udstillerarmbånd: 1 udstillerarmbånd pr. kvm. standplads, dog maksimalt 25 stk.
Brandregler for Lokomotivværkstedet: 1 Evakuerings- og brandinstruks

 

Teknik

Hver standplads udstyres med passende lys samt 1 stk. tri-stikdåse 230 Volt 10 Amp for max 2300 Watt belastning. Er der behov for yderligere el-forsyning SKAL det anføres ved tilmeldingen. Vi forventer, at I selv medbringer forlængerledninger.

Overstiger belastningen 2300 Watt ud fra det bestilte, tages det med i slutafregningen

Tidsfrister

Det skal samtidig indskærpes, at for at vi kan yde jer den bedste service, skal I som udstillere overholde de anførte tidsfrister.

Toiletter

I er velkomne til at bruge publikumstoiletterne. Vi har opstillet en toiletvogn forbeholdt udstillere og frivillige uden for hallen, bag vores Gulv og Teknikhold, modsat Udstillerlageret.

Udstillerinformation

Vi sender 2-3 nyhedsbreve til udstillere inden Ølfestivalen, som omhandler diverse emner, fx bestilling af diverse ydelser: forplejning, entrébilletter til udstillerers gæster etc.

Udstillerarmbånd

Alle medarbejdere på en stand skal bære det officielle udstillerarmbånd. Mangel kan medføre bortvisning af Ølfestivalen

Der er inkluderet 1 udstillerarmbånd pr. m2 standplads, dog maksimalt 25 udstillerarmbånd pr. stand.

De inkluderede udstillerarmbånd udleveres samme med startpakken (se dette punkt)

Der kan købes ekstra udstillerarmbånd til følgende priser:

Fredag: Kr. 100,00
Fredag – lørdag: Kr. 200,00
Lørdag: Kr. 100,00

De ekstra udstillerarmbånd kan bestilles før festivalen og dermed indgå i din startpakke, men det vil også være muligt at købe dem løbende under festivalen på vores Festivalkontor.

Udstillernes gæster

Til Ølfestivalen 2024, kan du som udstiller bestille entrébilletter på forhånd.

De koster 160,00 kr. ex. moms. Normalpris er 250 kr. Kontakt og få udleveret en rabatkode og linket til bestilling. Billetten inkluderer entréen, smageglas og program.

Vi afregner de bestilte og scannede billetter med jer efter Ølfestivalen – de modregnes jeres poletomsætning.

Grunden, til at vi gør det således er, at vi derved får et fuldt overblik over, hvor mange billetter der er solgt på forhånd, så vi kan sikre os, at alle kan komme ind på Ølfestivalen.

Vagter/samaritter

Der vil være uddannede vagter til stede i hele festivalens åbningstid. Vagterne vil bære synlige Id-kort og alle deres anvisninger skal følges af gæster, frivillige og udstillere.

Åbningstider på Ølfestival® 2024

Fredag den 24. maj 2024 – Session 1 BLÅ 11.00 – 16.30
Fredag den 24. maj 2024 – Session 2 RØD 17.30 – 23.00
Fredg den 24. maj 2024 – Heldagsbilletter GUL 11.00 -23.00, men ude af hallen mellem 16.30 og 17.30

Lørdag den 25. maj 2024 – Session 1 GRØN 11.00 – 16.30
Lørdag den 25. maj 2024 – Session 2 PINK 17.30 – 22.30
Lørdag den 25. maj 2024 – Heldagsbilletter ORANGE 11-23, men ude af hallen mellem 16.30 og 17.30

[ug_unik_standplan]